当需将表格内容按既定格式拆分,手工操作繁琐且耗时,Excel的邮件合并功能恰巧能高效解决难题。现在,随小编一起掌握这个实用技巧吧!
1、 首先,我们来了解一下邮件合并功能。? 在实际工作中,常常需要处理不少简单报表、信函、信封、通知、邀请信或明信片,这些文稿的主要特点是件数多,内容和格式简单或大致相同。这种格式雷同的、能套打的批处理文稿操作,利用Word里的【邮件合并】功能就能轻松地做好。? ? ? 【邮件合并】并不是真正两个“邮件”合并的操作。“邮件合并”合并的两个文档,一个是设计好的样板文档“主文档”,主文档中包括了要重复出现在套用信函、邮件选项卡、信封或分类中的固定不变的通用信息;另一个是可以替代“标准”文档中的某些字符所形成的数据源文件,这个数据源文件可以是已有的电子表格、数据库或文本文件,也可以是直接在Word中创建的表格。
2、 了解合并邮件的几个名词:域:例如,全都是成绩类别的,这里就是成绩域,意思就是一个类别的数据数据源:也就是提供给我们所有数据的文件主文档:也就是有了相应格式,需要我们把数据源和域插入的文档3按照惯例,搬出题目。将1这个有表格的文档作为数据源来进行邮件合并(也就是说,我们的内容都在这个1文档里)2文档有我们要的格式分类,采用信函类型,把数据源也就是1文档中,域的内容插入到2文档里。最后合并全部记录,并保存为新文档。
4、 在数据源这里,有很多数据这里的数据也有很多域,分别是:日期,游览地点,酒店名称所以,待会在主文档里,就是有格式,而缺乏我们的域和内容。
5、 这便是我们的主文档。日常生活中,我们把这些一样的内容写好之后,就可以采用邮件合并的形式,简化我们的工作量了。可以看到,在主文档里,没有具体内容,有的都是每一张纸都一样的内容。这时候,以主文档为起点,开始邮件合并工作。因为,主文档是需要输入内容的地方,数据源是插入的东西,所以要明白主次哦。
文章标题:如何进行邮件合并
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